Office Manager
Du pflegst eine offene Kommunikation und bist ein souveränes Organisationstalent? Dann bist du hier genau richtig!

Ab sofort suchen wir einen Office Manager (m/w/d) fest, unbefristet und in Vollzeit! Gegebenenfalls ist auch eine Beschäftigung in Teilzeit möglich. Sprich uns diesbezüglich gerne an.

 

Deine Aufgaben in unserem Team
1. Du bist die Schaltzentrale der Agentur und erster Berührungspunkt vieler Kunden und Dienstleister. Am Empfang repräsentierst du uns freundlich, souverän und bestimmt – sowohl am Telefon als auch gegenüber Besuchern in der Agentur.

2. Du organisierst eigenverantwortlich alle Abläufe rund um das Büro. Dabei koordinierst du Dienstleister und Lieferanten und hast unsere Bestände an Büromaterial oder Getränken immer im Blick. Für deine Ordnung wirst du von deinen Kollegen geliebt.

3. Sämtlicher Postein- und -ausgang läuft über deinen Tisch. Alles, was in Papierform im Briefkasten landet, wird von dir geöffnet, gescannt und den richtigen Kollegen zugewiesen oder direkt digital abgelegt. Im Postausgang verfügst du über einen guten Schreibstil, eine saubere Grammatik und eine genaue Arbeitsweise.

4. Du verantwortest den Bereich Meetings, Termine und Events. Mehrere Termine im Monat in der Agentur werden von dir gewissenhaft und serviceorientiert vorbereitet. Von der richtigen Ausstattung der Meetingräume bis zur pünktlichen Bereitstellung eines Caterings sorgst du bei allen Teilnehmern für optimale Bedingungen und gute Laune.

5. Du unterstützt bei der laufenden, vorbereitenden Buchhaltung sowie bei Monats- und Jahresabschlüssen. Außerdem übernimmst du die Rechnungskontrolle in der Kreditorenbuchhaltung, erstellst Angebote und führst unsere Handkasse.

 

Das bringst du mit

  • eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Ausbildung
  • mindestens dreijährige Berufserfahrung, idealerweise im Agenturumfeld

  • du bist kommunikativ und teamfähig und hast eine offene und positive Ausstrahlung
  • du bist ein echtes Multitasking- und Organisationstalent
  • du hast eine systematische, gewissenhafte und selbstständige Arbeitsweise
  • gepflegtes und freundliches Auftreten
  • souveräner Umgang mit digitaler Arbeitsumgebung
  • du hast ein Auge für die kleinen Details und behältst trotzdem den Überblick
  • sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

persönliche
Weiterbildung

ausgeglichene
Arbeitszeiten

faire Bezahlung &
Altersvorsorge


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