Ab sofort suchen wir eine/n Office Manager:in (m/w/d) fest und unbefristet. Die Arbeitszeit beträgt 30 Stunden / ​Woche. ​

 

Deine Aufgaben in unserem Team
1. Du bist die Schaltzentrale der Agentur und erster Berührungspunkt vieler Kund:innen und Dienstleister:innen. Am Empfang repräsentierst du uns freundlich, souverän und bestimmt – sowohl am Telefon als auch gegenüber Besucher:innen in der Agentur.

2. Du organisierst eigenverantwortlich alle Abläufe rund um das Büro. Dabei koordinierst du Dienstleister:innen und Lieferant:innen und hast unsere Bestände an Büromaterial oder Getränken immer im Blick. Für deine Ordnung wirst du von deinen Kolleg:innen geliebt.

3. Sämtlicher Postein- und -ausgang läuft über deinen Tisch. Alles, was in Papierform im Briefkasten landet, wird von dir geöffnet, gescannt und den richtigen Kolleg:innen zugewiesen oder direkt digital abgelegt. Im Postausgang verfügst du über einen guten Schreibstil, eine saubere Grammatik und eine genaue Arbeitsweise.

4. Du verantwortest den Bereich Meetings, Termine und Events. Mehrere Termine im Monat in der Agentur werden von dir gewissenhaft und serviceorientiert vorbereitet. Von der richtigen Ausstattung der Meetingräume bis zur pünktlichen Bereitstellung eines Caterings sorgst du bei allen Teilnehmer:innen für optimale Bedingungen und gute Laune.
 

Das bringst du mit

• eine abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung
• mindestens dreijährige Berufserfahrung, idealerweise im Agenturumfeld

• du bist kommunikativ und teamfähig und hast eine offene und positive Ausstrahlung
• du bist ein echtes Multitasking- und Organisationstalent
• systematische, gewissenhafte und selbstständige Arbeitsweise
• gepflegtes und freundliches Auftreten
• souveräner Umgang mit digitaler Arbeitsumgebung
• du hast ein Auge für die kleinen Details und behältst trotzdem den Überblick
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

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