Ab sofort suchen wir eine/n Office Manager:in (m/w/d) in Teilzeit (20 Std / Woche), fest und unbefristet. 

Unser Administrations-Team besteht derzeit aus 4 Personen (HR, IT-Support, Controlling) und freut sich darauf, bald ein/n neue/n Kolleg:in begrüßen und integrieren zu dürfen.

 

Deine Aufgaben in unserem Team
1. Du bist die Schaltzentrale der Agentur und koordinierst die Kontaktaufnahmen von Kund:innen und Dienstleister:innen. Am Empfang repräsentierst du uns freundlich, souverän und bestimmt – sowohl am Telefon als auch gegenüber Besucher:innen in der Agentur.

2. Du organisierst eigenverantwortlich alle Abläufe rund um das Büro. Dabei koordinierst du Dienstleister:innen und Lieferant:innen. Für deine Ordnung wirst du von deinen Kolleg:innen geliebt.

3. Sämtlicher Postein- und -ausgang läuft über deinen Tisch. Du erfasst Mails und leitest sie an die richtigen Personen weiter. Alles, was in Papierform im Briefkasten landet, wird von dir geöffnet, gescannt und den richtigen Kolleg:innen zugewiesen oder direkt digital abgelegt. Im Postausgang verfügst du über einen guten Schreibstil, eine saubere Grammatik und eine genaue Arbeitsweise.

4. Du verantwortest den Bereich Meetings, Termine und Events. Mehrere Termine im Monat in der Agentur werden von dir gewissenhaft und serviceorientiert organisiert. Von der richtigen Ausstattung der Meetingräume bis zur Bestellung des Caterings sorgst du bei allen Teilnehmer:innen für optimale Bedingungen und gute Laune.

5. Du bist für die vorbereitende Buchhaltung zum Monatsabschluss zuständig. Das umfasst vor allem die Erfassung von Belegen in unserer Agentursoftware sowie die Korrespondenz mit unserem Steuerberater. Außerdem betreust du unseren zentralen Einkauf und hast dabei auch unsere Bestände an Büro- und Verbrauchsmaterial immer im Blick.
 

 

Das bringst du mit

• eine abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung
• mindestens dreijährige Berufserfahrung, idealerweise im Agenturumfeld

• du bist kommunikativ und teamfähig und hast eine offene und positive Ausstrahlung
• du bist ein echtes Multitasking- und Organisationstalent
• systematische, gewissenhafte und selbstständige Arbeitsweise
• gepflegtes und freundliches Auftreten
• souveräner Umgang mit digitaler Arbeitsumgebung
• du hast ein Auge für die kleinen Details und behältst trotzdem den Überblick
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Basiskenntnisse Englisch (Lesen & Verstehen) wären von Vorteil

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